Subsistema de provisión de Recursos Humanos
Los procesos de
provisión se relacionan con el suministro de personas a la organización. Son
los procesos responsables de los insumos humanos, y comprenden todas las
actividades de investigación de mercado, reclutamiento y selección de personal,
y su provisión son la entrada de personas al sistema organizacional.
El ambiente organizacional
Las organizaciones
no están solas en el mundo de los negocios. Toda organización opera dentro de
un ambiente en las que existen otras tantas; el ambiente organizacional obtiene
datos e información para la toma de decisiones (investigación de mercado y de
proveedores, coyuntura económica, pedidos de cliente, etc.)
Administración de Recursos Humanos
- Subsistema de Provisión de Recursos Humanos.
- Subsistema de Organización/ empleo de Recursos
- Subsistema de Retención de los Recursos Humanos
- Subsistema de Desarrollo de los recursos Humanos
- Subsistema de Auditoria de los Recursos Humanos
Mercado de trabajo
El mercado de trabajo
o el mercado laboral se componen de las ofertas de empleo que ofrecen las
organizaciones en determinado lugar o época. Cuanto mayor es el numero de
organizaciones en determinada región, tanto mayor el mercado de trabajo y su
potencial de disponibilidad de plazas vacantes y de oportunidades de empleo.
Empleo: significa el aprovechamiento de trabajo humano.
Es la situación de la persona que trabaja para una organización o para otra
persona a cambio de alguna remuneración.
Oferta mayor a la demanda
En esta situación
hay una acentuada disponibilidad de empleo: por parte de organizaciones existe
un exceso de oferta de empleo y una escasez de candidatos que los desempeñen.
- Fuertes erogaciones en reclutamiento, que resultan en
volumen insuficiente de candidatos en un bajo estándar de calidad deseado.
- Criterios de selección más flexibles y menos rígidos para compensar la escasez de candidatos.
- Fuertes inversiones de capacitación de personal para
compensar lo inadecuado de los candidato, etc.
Oferta menor a la demanda
Es una situación en
la que hay muy poca disponibilidad de oferta de empleos por parte de las
organizaciones; hay escacez de oferta de empleo y exceso de candidato para desempeñarlos.
Baja inversión en reclutamiento, pues hay muchos candidatos
que se ofrecen a las organizaciones.
Criterios de selección más rígidos y rigurosos para aprovechar
menor la abundancia de candidatos ya capacitados y con suficiente experiencia.
Mercado de recursos humanos
El mercado de
recursos humanos se constituye por el conjunto de personas aptas para el
trabajo en determinado lugar y época. El mercado de los recursos humanos consta
de candidatos reales y potenciales en relación con determinadas oportunidades
de empleo.
Al decender de un
macroenfoque (en el nivel de ambiente de mercado) a un microenfoque (en el
nivel organizacional) es importante resaltar otros aspectos de la interacción
organización-ambiente; uno de los más importantes de la dinámica organizacional
es la rotación, o turnover.
El numero promedio
de integrantes de la organización, en un
periodo determinado.
Índice de
rotación de personal
El cálculo de índice de localización se basa en el
volumen de ingresos (entrada) y separaciones (salida) de personal en relación
con el personal empleado o disponible en la organización, en un lapso
determinado y términos porcentuales.
¿Cual es la
rotación de personal ideal?
Sin duda, un índice de rotación de personal
equivalente a cero no se presenta en la práctica a cero no se presenta en la
practica ni es deseable, pues denotaría un estado de rigidez y anquilosamiento total de organización.
Diagnostico
de las causas de rotación de personal
Como todos los sistemas, las organizaciones tienen uno
o varios objetivos. El sistema es eficaz en la medida en que logra esos
objetivos con un mínimo de recursos, esfuerzos y tiempo. La rotación de personal no es una causa, sino
un efecto, es la consecuencia de ciertos fenómenos internos y externos a la
organización que condicionan la actitud y el comportamiento del personal.
1. situación de
oferta y demanda de recursos humanos en el mercado
2. coyuntura
económica favorable o desfavorable a la organización.
Entrevista de separación de
separación o de salida
La entrevista de
separación es un medio para controlar y medir los resultados de la política de
de los RH de la organización. Algunas organizaciones aplican la entrevista de
organización solo a los empleados que renuncian.
De manera general,
la entrevista de separación verifica los siguientes:
1. motivo de la separación (por iniciativa de la empresa
o del empleado.
2.
opinión del empleado sobre la empresa.
3.
opinión del empleado sobre el puesto que ocupaba.
4.
opinión del empleado sobre su jefe inmediato.
5.
opinión del empleado sobre su horario de trabajo
6.
opinión del empleado sobre las condiciones físicas.
Etc.
Entrevista de separación
La información de
la entrevista de separación y otras fuentes permiten analizar la situación de
la organización y evaluar los efectos de su política de los RH para determinar
las modificaciones necesarias con vista a las estrategias que permitan aligerar
sus efectos en la rotación del personal.
COSTOS PRIMARIOS DE ROTACIÓN DEL PERSONAL
Son los costos
relacionados directamente con la separación de cada empleado y su sustitución.
Costos de reclutamientos y selección
1. gastos de
emisión y procesamientos de la requisición del empleado
2. gastos de
mantenimientos del departamento de reclutamiento y selección, (salario,
prestaciones sociales, hora extras, material de oficina, rentas ect.
3. gastos para
anuncios en periódicos, folletos de reclutamientos, honorarios de
empresas.
4. gastos de
servicio médicos
Costos de registros y documentación
Gastos de
mantenimientos del departamento de registro
y documentación del personal.
Costos de provisión
1. Gasto del
departamento de capacitación
2. costo del tiempo
de supervisión del departamento solicitante aplicado a la adaptación del
empleado recién ingresado en su división.
Costos de separación
1. costos de las
entrevistas de separación y costos de liquidación.
COSTOS SECUNDARIOS DE LA ROTACION DE PERSONAL
Comprenden aspectos
intangibles y difíciles de evaluar numéricamente de naturaleza sobre todo
cualitativa. Mantiene una relación directa con la separación y la consecuente
sustitución de un empleado. Estos costos comprenden:
1. Repercusiones en
la producción
2. repercusiones en
la actitud del personal
3. costos extra
laboral
4. costos extra
operativo
COSTOS TERCIARIOS DE LA ROTACION DE PERSONAL
Se relaciona con
los efectos colaterales mediatos de la rotación que se percibe del mediano al
largo plazo. Mientras los costos primarios son cualitativos y los costos
secundarios cualitativos, los costos terciarios son solo estimables estos
incluyen:
1. costos de
inversión adicional
2. perdidas en los
negocios
AUSENTISMO
Designa las faltas
de los empleados en el trabajo. En un sentido mas amplio, es la suma de los periodos en que los empleados se
encuentran ausentes en el trabajo, ya sea por falta, retardo o algún motivo.
En la práctica las
causas principales de ausentismo son:
1. enfermedad
comprobada
2. enfermedad no
comprobada
3. razones diversas
de carácter familiar
4. retardos
involuntarios por causas de fuerza mayor
5. falta
voluntarias por motivos personales
6. dificultades y
problemas financieros
7. problemas de
transporte
8. poca motivación para el
trabajo
9. supervisión precaria de
jefes
10. políticas inadecuadas de la organización
RECLUTAMIENTOS
DE PERSONAL
Es un conjunto de técnicas y
procedimientos que se proponen a traer candidatos potencialmente calificados y
capases para ocupar puestos dentro de una organización. En esencia, es un sistema de información mediante el cual la organización divulga y ofrece al mercado de recursos humanos oportunidades de empleo que pretende llenar. Para que el reclutamiento sea eficaz, debe atraer un contingente suficiente de candidatos que abastezca de manera adecuada el proceso de selección.
El reclutamiento requiere una cuidadosa planeación,
que responda a las siguientes preguntas:
1.
¿Que
necesita la organización en términos de personas?
- ¿Qué ofrece el Mercado de RR.HH. ?
- ¿Que técnicas de reclutamiento se deben emplear?
A estas preguntas
corresponden las siguientes tres etapas del proceso de reclutamiento:
- Investigacion interna de las necesidades.
- Investigacion externa de las necesidades.
- Definicion de las tecnicas reclutamiento.
El reclutamiento no siempre intenta abarcar todo el mercado
de recursos
humanos buscado sin dirección precisa. El problema
fundamental de la
organización es establecer fuentes de suministro de recursos
humanos, localizadas
en el mercado de recursos humanos, que le interesen
específicamente para
concentrar en ellas sus esfuerzos de reclutamiento. Las
fuentes de recursos
humanos se denominan fuentes de reclutamiento.
Una de las fases más importantes
del reclutamiento la constituyen la identificación, la selección y el mantenimiento
de las fuentes que pueden utilizarse adecuadamente para hallar candidatos que
tienen probabilidad de cumplir con los requisitos preestablecidos
por la organización.
La identificación, la selección y el mantenimiento de las
fuentes de reclutamiento constituyen una manera por la cual la Administración de
Recursos Humanos puede:
- Elevar el rendimiento del proceso de reclutamiento
- Disminuir el tiempo de proceso de reclutamiento
- Reducir los costos operacionales de reclutamiento,
mediante la economía en
Para identificar y ubicar mejor las fuentes de
reclutamiento, dentro de los
requisitos que la organización exigirá de los candidatos, se
necesitan la
investigación interna y externa.
INVESTIGACIÓN EXTERNA
Corresponde a una investigación del mercado de recursos
humanos orientada a
segmentarlo para facilitar su análisis.
El mercado de recursos humanos debe segmentarse de acuerdo
con los
intereses de la organización, es decir, debe descomponerse y
analizarse según las
características exigidas por la organización con relación a
los candidatos que
pretende atraer y reclutar.
INVESTIGACIÓN INTERNA
Corresponde a una investigación acerca de las necesidades de
la organización
referente a sus recursos humanos y qué políticas pretende
adoptar con respecto a
su personal. Por lo general, la investigación interna
implica:
1) Determinar las políticas de reclutamiento, describiendo
los propósitos y
objetivos del empleador en el reclutamiento.
2) Organizar el reclutamiento y delegar autoridad y responsabilidad
apropiadas
para esa función.
3) Establecer la lista de requisitos de la fuerza de trabajo
4) Utilizar medios y técnicas para atraer las fuentes de
recursos humanos.
5) Evaluar el programa de reclutamiento en función de los
objetivos y de los
resultados alcanzados.
El reclutamiento implica un proceso que varía según la
organización. El
comienzo del proceso de reclutamiento depende de la decisión
de línea. Es decir,
la dependencia de reclutamiento no tiene autoridad para
efectuar ninguna
actividad de reclutamiento sin la debida toma de decisión
por parte de la
dependencia que tiene la vacante por llenar. Como el
reclutamiento es una
función de staff, sus actos dependen de la decisión de
línea, que se oficializa
mediante una solicitud de empleado o solicitud de personal.
Se trata de un
documento que debe llenarse y entregarse por la persona que
quiere llenar una
vacante en su departamento o sección. Los detallen incluidos
en el documento
dependen del grado de complejidad existente en el área de
recursos humanos:
cuanto mayor sea la complejidad, menores serán los detalles
que el responsable
de la dependencia emisora deba llenar en el documento. Cuando
la recibe la
dependencia de reclutamiento, verifica en los archivos si
está disponible algún
candidato adecuado; si no, debe reclutarlos a través de las
técnicas de
reclutamiento más indicadas para el caso.
.
MEDIOS DE
RECLUTAMIENTO
El mercado de recursos humanos presenta diversas fuentes que
deben
establecerse y localizarse por la Empresa que pasa a influir
en ellas, a través de
múltiples técnicas de reclutamiento, con el propósito de
atraer candidatos para
atender sus necesidades.
También hemos visto que el mercado de recursos humanos está
conformado
por un conjunto de candidatos que pueden estar empleados
(trabajando en
alguna Empresa) o disponibles (desempleados). Los
candidatos, empleados o
disponibles, pueden ser reales (que estén buscando empleo o
pretenden cambiar
el que tienen) o potenciales (los que no están interesados
en buscar empleo). Esto
explica los dos medios de reclutamiento: el interno y el
externo.
El reclutamiento se
denomina externo cuando tiene que ver con los candidatos
reales o potenciales, disponibles o empleados en otras
Empresas, y su
consecuencia es una entrada de recursos humanos. Se denomina
interno cuando
implica candidatos reales o potenciales empleados únicamente
en la propia
Empresa, y su consecuencia es una procesamiento interno de
recursos humanos.
Reclutamiento interno
El reclutamiento interno cuando, al presentarse determinada
vacante, la
Empresa intenta llenarla mediante la reubicación de sus
empleados, los cuales
pueden ser ascendidos (movimiento vertical) o transferidos
(movimiento
horizontal) o transferidos con promoción (movimiento
diagonal). Puede implicar:
Transferencia de personal
Ascensos de personal
Transferencias con ascenso de personal
Programas de desarrollo de personal
Planes de “profesionalización” (carreras) de personal
El reclutamiento interno exige una intensa y continua coordinación e
integración de la dependencia de reclutamiento con las demás
dependencias de la
Empresa.
El reclutamiento interno exige el conocimiento previo de una
serie de datos e
informaciones relacionados con los otros subsistemas, a
saber:
Resultados de las pruebas de selección
Resultados de las evaluaciones de desempeño
Resultados de los programas de entrenamiento y
perfeccionamiento
Exámenes de los análisis y descripciones de cargo
Examen de los planes de carreras
Verificación de las condiciones de ascenso y sustitución
Ventajas del reclutamiento interno
Es más económico para la Empresa : pues evita gastos
de avisos de prensa u honorarios de
Empresas de reclutamiento, costos de recepción y admisión de
candidatos, etc.
Es más rápido: dependiendo de la posibilidad de que el
empleado se transfiera o ascienda
de inmediato, y evita las frecuentes demoras del
reclutamiento externo.
Presenta mayor índice de validez y de seguridad: puesto
que ya se conoce el candidato, se
lo evaluó durante cierto período y fue sometido al concepto
de sus jefes.
Es una poderosa fuente de motivación para los empleados:
pues éstos vislumbran la
posibilidad de progreso dentro de la organización, gracias a
las oportunidades ofrecidas a quienes presentan condiciones para un futuro
ascenso.
Aprovecha las inversiones de la Empresa en entrenamiento
de personal: que muchas
veces sólo tiene su retorno cuando el empleado pasa a ocupar
cargos más elevados y
complejos.
Desarrolla un sano espíritu de competencia entre el
personal: teniendo presente que las oportunidades se ofrecerán a quienes
realmente demuestren condiciones para merecerlas.
DESVENTAJAS DEL
RECLUTAMIENTO INTERNO
Exige que los empleados nuevos tengan condiciones de
potencial de desarrollo para poder
ascender, al menos, a algunos niveles por encima del cargo
donde están ingresando, y la
motivación suficiente para llegar allí.
Puede generar un conflicto de intereses: ya que al
explicar las oportunidades de
crecimiento dentro de la organización, tiende a crear una
actitud negativa en los empleados
que por no demostrar condiciones, no realizan esas
oportunidades.
Cuando se administra de manera incorrecta, puede conducir
a la situación que Laurence
Peter denomina “principio de Peter”; las Empresas, al
promover incesantemente a sus
empleados, los elevan siempre a la posición donde demuestran
el máximo de su
incompetencia; a medida que un empleado demuestra, en
principio competencia en algún cargo, la organización, para premiar su
desempeño y aprovechar su capacidad, lo asciende sucesivamente hasta el cargo
en que el empleado, por demostrarse incompetente, se estanca, una vez que la
organización quizá no tenga cómo devolverlo a la posición anterior.
Cuando se efectúa constantemente, puede llevara alos
empleados a una progresiva
limitación de las políticas de la organización, ya que éstos
se adaptan a los problemas y
pierden la creatividad y la actitud de innovación.
No puede hacerse en términos globales de la organización
RECLUTAMIENTO EXTERNO
El reclutamiento es externo cuando al existir determinada
vacante, una
organización intenta llenarla con personas extrañas, vale
decir, con candidatos
externos atraídos por las técnicas de reclutamiento. El
reclutamiento externo
incide sobre los candidatos reales o potenciales,
disponibles o empleados en otras
organizaciones.
Las principales técnicas de reclutamiento externo son las
siguientes:
Archivos de candidatos que se presentan espontáneamente o
que provienen
de otros reclutamientos.
Los candidatos que se presentan de manera espontánea o que
no se consideraron en
reclutamientos anteriores han de tener un currículo
debidamente archivado en la
dependencia de reclutamiento.
Este es un sistema de menor costo y, cuando funciona, es uno
de los más breves.
Presentación de candidatos por parte de los funcionarios
de la Empresa.
También es un sistema de reclutamiento de bajo costo, alto
rendimiento y bajo índice de
tiempo. La presentación de candidatos por parte de funcionarios refuerza la
organización
informal y brinda a éstos condiciones de colaboración con la
organización formal.
Carteles o avisos en la puerta de la Empresa.
Es un sistema de bajo costo, aunque su rendimiento y rapidez
de resultados dependen de
una serie de factores, como localización de la Empresa , proximidad de
lugares donde haya movimiento de personas, visualización de los carteles y
anuncios, facilidad de acceso. En este caso el vehículo es estático y el
candidato va hasta él, tomando la iniciativa. Es utilizado para cargos de bajo
nivel.
Contactos con sindicatos y asociaciones gremiales.
Aunque no exhibe el rendimiento de los sistemas presentados,
tiene la ventaja de involucrar a otras organizaciones en el proceso de
reclutamiento, sin que haya elevación de costos. Sirve más como estrategia de
apoyo que como estrategia principal.
Contacto con universidades, escuelas, agremiaciones
estudiantiles,
directorios académicos, etc.
Aunque no haya vacantes en el momento, algunas Empresas
desarrollan este sistema de
manera continua como publicidad institucional para
intensificar la presentación de
candidatos.
Conferencias y charlas en universidades y escuelas.
Son destinadas a promover la Empresa y crear una
actitud favorable de la misma.
Contacto con otras Empresas que actúan en un mismo
mercado, en
términos de cooperación mutua.
En algunos casos, estos contactos entre Empresas llegan a
formar cooperativas u
organismos de reclutamiento financiados por un grupo de
Empresas que tienen una mayor amplitud de acción que si se tomaran
aisladamente.
Avisos en diarios, revistas, etc.
El aviso de prensa se considera una de las técnicas de
reclutamiento más eficaces para
atraer candidatos. Es más cuantitativo que cualitativo,
puesto que se dirige al público en
general.
Agencias de reclutamiento.
Es uno de los más costosos, aunque esté compensado por
factores relacionados con
tiempo y rendimiento.
Viajes de reclutamiento en otras localidades.
Muchas veces, cuando el mercado de reclutamiento local de
recursos humanos está ya
bastante explorado, la Empresa puede apelar al reclutamiento en otras
localidades o
ciudades. Los candidatos reclutados deben transferirse luego
a la ciudad donde está situada la
Empresa , mediante una serie de beneficios y garantías y,
obviamente, después de un período de prueba.
VENTAJAS DEL
RECLUTAMIENTO EXTERNO
Trae “sangre nueva” y nuevas experiencias a la
organización: la entrada de recursos
humanos ocasiona siempre una importación de ideas nuevas y
diferentes.
Renueva y enriquece los recursos humanos de la
organización: sobre todo cuando la
política consiste en recibir personal que tenga idoneidad
igual o mayor que la existente en la Empresa.
Aprovecha las inversiones en preparación y en desarrollo
de personal efectuadas por otras Empresas o por los propios candidatos: esto no
significa que la Empresa
deje de hacer esas inversiones de ahí en adelante, sino que usufructúa de
inmediato el retorno de la inversión ya efectuada por los demás.
DESVENTAJAS DEL
RECLUTAMIENTO EXTERNO
Generalmente tarda más que el reclutamiento interno.
Es más costoso, exige inversiones y gastos inmediatos con
anuncios de prensa, honorarios de agencias de reclutamiento, formularios, etc.
En principio, es menos seguro que el reclutamiento
interno, ya que los candidatos externos son desconocidos y provienen de
orígenes y trayectorias profesionales que la Empresa no está en condiciones de verificar con
exactitud.
Afecta la política salarial de la Empresa al actuar sobre su
régimen de salarios,
principalmente cuando la oferta y la demanda de recursos
humanos están en situación de desequilibrio.
RECLUTAMIENTO MIXTO
En realidad, una Empresa no hace sólo reclutamiento interno
ni reclutamiento
externo. Uno siempre debe completar al otro, ya que al hacer
reclutamiento
interno el individuo es transferido a la posición vacante
debe reemplazarse en su
posición previa. Cuando se hace reclutamiento interno en
algún punto de la
organización siempre surge una posición que debe llenarse
mediante el
reclutamiento externo, a menos que ésta se cancele. Por otra
parte, siempre que
se hace reclutamiento externo, debe plantearse algún desafío
al nuevo empleado,
so pena de obtener desafíos y oportunidades en otra
organización que a éste le
parezca mejor.
Frente a esto, muchas Empresas han preferido una solución ecléctica:
el
reclutamiento mixto.El reclutamiento mixto puede ser
adoptado de tres maneras:
a) Inicialmente, reclutamiento externo, seguido de
reclutamiento
interno, en caso de que aquél no presente resultados
deseables. A corto
plazo la
Empresa necesita personal ya calificado y debe importarlo del
ambiente externo. Al no encontrar candidatos externos que
estén a la altura
de lo esperado, promueve su propio personal.
b) Inicialmente, reclutamiento interno, seguido de
reclutamiento
externo, en caso de que no presente resultados deseables. La Empresa da
prioridad a sus empleados en la disputa. Si no haya
candidatos del nivel
esperado, acude al reclutamiento externo.
c) Reclutamiento externo y reclutamiento interno,
concomitantemente. Este es el caso en que la Empresa está más
preocupada por llenar la vacante existente, ya sea a través
de input o a
través de la transformación de sus recursos humanos. Con esto
la Empresa
se asegura de no descapitalizar sus recursos humanos, al
tiempo que crea
condiciones de sana competencia profesional.
